Delegerend leiderschap in de praktijk

“Ik kan het net zo goed zelf doen!”

Als ondernemer met een groeiend bedrijf kom je op een punt waarop je niet alles meer in je eentje kunt managen. Bij het ene bedrijf is dat rond de dertig medewerkers, bij het andere rond de vijftig. De exacte bedrijfsgrootte doet er niet toe. Waar het om gaat is dat je in een fase van organiseren bent gekomen waarin je steeds meer werk wil delegeren aan je managers. Want jij wil je los kunnen maken van het dagdagelijkse werk.

Merk je dat je alsnog veel tijd verliest met afstemmen, overleg en acute problemen oplossen? Hoor je jezelf soms uit wanhoop dingen zeggen als “Ik had het net zo goed zelf kunnen doen!” of “Maar dat heb ik je toch uitgelegd!”?

Dit artikel is voor jou, als je je werkzaamheden delegeert en toch de hele tijd mensen achter de broek aan moet zitten.

Van leiding hebben naar leiding geven

Laten we meteen beginnen met de grootste blinde vlek die je kunt hebben als eigenaar van een bedrijf in ontwikkeling. Je voelt je verantwoordelijk voor alles. Waarschijnlijk denk je als je dat leest “Maar dat is ook zo! Als puntje bij paaltje komt ben ik verantwoordelijk voor alles!”

Het is precies die gedachte die je tegenhoud om je agenda vrij te spelen. Zo lang je de verantwoordelijkheid niet kunt neerleggen bij de mensen om je heen, wordt je steeds weer in het gedoe gezogen waar je juist vanaf wil.

Een goed functionerend management team herken je er aan dat je verantwoordelijkheid aan ze kunt overdragen en dat het goed komt zonder jou. Je bent dan niet meer in je eentje aan het leidinggeven, maar je doet het samen met je MT.

Als groeiend ondernemer maak je dus de beweging van leidinggeven naar het doorgeven van de leiding. En dat is gezond, want één van de belangrijkste succesfactoren voor de toekomst van je bedrijf, is het hebben van genoeg capabele leiders. En de leiders die je bedrijf over drie jaar nodig heeft, creëer je nu. Door je managers stukje bij beetje steeds meer verantwoordelijkheid te geven.

Het geheim van effectief delegeren

Als je delegeert kun je dat op twee manieren doen:

• Taken delegeren.

• Verantwoordelijkheid delegeren.

Laten we hier kort bij stil staan wat het verschil tussen beide is met behulp van een voorbeeld. Het is herfst, het weer slaat om en je ontdekt dat er een lekkage in je pand is. Jij weet al heel snel wat er moet gebeuren:

> Onderzoeken wat het probleem is.

> De loodgieter of dakdekker bellen om langs te komen.

> Prijsafspraak maken.

> Opdracht geven.

> Opdracht inplannen.

> Factuur betalen en inboeken.

Deze taken ga je het liefste niet zelf doen, dus je belegd ze bij een collega. En hier komt het verschil tussen een taak en verantwoordelijkheid.

Scenario 1: Taak delegeren:

• In de ochtend: “John, het lekt in de hal, wil jij vandaag kijken wat er aan de hand is en een loodgieter of dakdekker regelen om het te fixen? Top!”

• Tijdens de lunch: “He John is het gelukt met dat lek? Nog steeds niet? Wil je daar vanmiddag werk van maken? Dankjewel.”

• Volgende ochtend: “John wat is de stand met die lekkage? Komt er iemand voor langs? Vanmiddag? Geweldig!”

• Bij de koffie: “He John, weet je al wat het gaat kosten om dat lek te repareren? Zo veel? Kun je nog naar iemand anders?”

Scenario 2: Verantwoordelijkheid delegeren

• Aan het begin van het jaar: “We hebben iemand nodig die alle facilitaire zaken in het bedrijf regelt. Wie wil die verantwoordelijkheid op zich nemen? Jij John? Top!”

• “Laten we afspraken maken over wat we onder ‘facilitaire zaken’ verstaan en welk budget je ter beschikking hebt per jaar voor onderhoud en reparaties.”

In het eerste scenario heb je de taak wel uitgezet, maar de aap zit nog steeds op jouw schouder. In scenario twee geef je John verantwoordelijkheid, vertrouwen en de middelen om zelfstandig beslissingen te nemen. De aap zit op John zijn schouder.

Succesvol delegeren begint met heldere verantwoordelijkheden

Of het nu gaat om de marketing kalender uitvoeren of om de veiligheid op de werkvloer borgen: als je het goed geregeld wil hebben, begin dan altijd met het scherp krijgen van de verantwoordelijkheden. Dat vraagt één keer om een investering in tijd maar het levert je zo veel meer op als de afspraken eenmaal staan.

Ik sluit dit artikel af met een stappenplan hoe je dit met je MT kunt organiseren:

• Blok een middag tijd met elkaar

• Zorg dat je in een ruimte zit waar jullie ongestoord kunnen werken.

• Brainstorm wat alle verantwoordelijkheden zijn die helder moeten zijn voor een soepele bedrijfsvoering.

• Geef elke verantwoordelijkheid een score voor de hoeveelheid inspanning die het vraagt.

  • lage inspanning: score 1

  • middelmatige inspanning: score 2

  • veel inspanning: score 3

• Maak clusters van verantwoordelijkheden die bij elkaar passen of horen.

• Bedenk voor elk groepje verantwoordelijkheden een rol.

• Verdeel de rollen over de mensen in het team.

Nu je helder hebt gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is, kun je per rol afspraken maken over scope, budget en doelstellingen. Bijkomend voordeel is dat je bij een wisseling in je team de verantwoordelijkheid in korte tijd kunt overdragen. Want je draagt niet een to-do lijst over van drie pagina’s maar een rol met een aantal heldere afspraken en indicatoren voor succes.

Je kunt het stappenplan dat we hier geven zelf begeleiden. Let er dan wel op dat ook je eigen verantwoordelijkheden helder op tafel komen.

Als je wil dat het snel gaat en je tijd en moeite wil besparen dan kunnen we je helpen. Wij brengen de ervaring mee hoe je rollen en afspraken het beste kunt afspreken met elkaar. En dat heeft twee voordelen:

• Je hebt in één keer de afspraken zo geformuleerd zodat jullie elkaar er ook op kunnen aanspreken.

• We leren je managers hoe ze dit in de toekomst zelf kunnen.

Wij hebben al met veel verschillende directie- en managementteams gewerkt en hebben effectieve visuele tools om dit proces succesvol te doorlopen. Als je hier meer over wil weten, maak dan een afspraak met mij of Jelle Bartels om eens kennis te maken.

Credits foto: Jamie Haughton